Conçue par une société finlandaise et nouvelle venue en France – elle est distribuée par la société StreamDesign -, la gestion électronique de documents M-Files s’appuie sur le concept de métadonnées.
La GED M-Files offre de grandes possibilités d’optimisation du classement et de la gestion des documents. En s’appuyant sur le concept de métadonnées, M-Files séduit par son approche simple et intuitive permettant de stocker et de retrouver instantanément les documents à l’aide de mots clés.
La solution, intégrée à l’explorateur Windows, dispose d’une architecture basée sur les propriétés des documents (mots-clés), ainsi le classement des informations est fonction de ce qu’elles sont et non pas où elles sont.
Pour ajouter un document dans le coffre M-Files, il suffit de récupérer le document (l’onglet intégré dans Microsoft Office offre la possibilité de sauvegarder le document plus rapidement), puis de renseigner les informations relatives à son archivage (informations principales et rapide description du document). Cette opération s’effectue aussi très rapidement à partir d’Outlook, pour la récupération d’e-mails, toujours à l’aide de l’onglet intégré dans le logiciel. La récupération peut être également faite en mode « glisser-déposer ».
La recherche d’un document s’effectue à l’aide de mots-clés, avec l’assurance de disposer en permanence de la dernière version, car celui n’est jamais copié. La recherche aboutit, même si les mots-clés sont utilisés dans un ordre différent de celui défini initialement.
Tous les collaborateurs utilisant M-Files peuvent modifier un même document. Le document sur lequel on travaille est verrouillé et les modifications faites. Sa publication permet ainsi de voir les différentes versions, de les consulter ou d’afficher les différences entre deux versions. M-Files permet donc de disposer d’un document toujours à jour, à partager entre les collaborateurs.
Une gestion dynamique des autorisations
La sécurisation des accès aux documents est assurée par un contrôle illimité sur tous les types de documents. Les autorisations sont déterminées en fonction des documents et non de l’endroit où ils sont stockés. Cela donne la possibilité de faire apparaître des documents dans plusieurs dossiers au même moment. On dispose ainsi d’une gestion dynamique des autorisations.
Des applications mobiles M-Files disponibles au téléchargement permettent d’accéder à l’espace de stockage (y compris les documents et flux de travail) en dehors du bureau.
La solution s’adresse à toutes les entreprises, petites et grandes, elle sera très appréciée également par celles ayant besoin d’être en conformité avec les normes et les règlements (FDA, Sarbanes-Oxley, etc…). Elle est proposée sous forme de licence ou en mode SaaS.
La facilité de déploiement et d’utilisation, ainsi que la capacité de la plateforme à répondre aux exigences des entreprises en matière de travail collaboratif, font de M-Files une GED attractive.
Partage d’expérience
Duret-Promoteur est un groupe immobilier de 37 collaborateurs qui a mis en place la solution M-Files d’abord pour le service technique, puis accessible ensuite aux services commerciaux et financiers. Jérôme Duret, son responsable Informatique et Qualité témoigne.
« Dans la promotion immobilière, nous traitons de nombreux dossiers avec un grand nombre de documents. Pour accéder aux documents, nous perdions beaucoup de temps. La mise en place d’une GED est devenue indispensable et parmi les solutions examinées, M-Files s’est imposée rapidement. D’abord utilisée par le service technique avec une grande satisfaction, elle a ensuite été mise à la disposition du service commercial et du service financier. L’outil a été rapidement bien accepté par les collaborateurs. En termes de gestion administrative et de production, les gains de temps sont énormes et en fin de projets, les dossiers destinés à la copropriété, regroupant l’ensemble des documents clients peuvent être transmis sans aucun délai au syndic. »
Auteur : Daniel Bonnet
